En los viejos tiempos, cuando la gente entraba en las oficinas, pasábamos gran parte de nuestro tiempo corriendo de una reunión a otra, y todos hemos estado en esas: las que nunca terminan, las que se desvían, las que no son eficaces o productivo.
Ahora que casi todo el mundo trabaja desde una oficina en casa, es un buen momento para pensar en formas de asegurarse de que las reuniones en línea sean productivas, centradas y colaborativas.
Esta crisis sin precedentes seguramente tendrá efectos duraderos en la forma en que todos trabajamos juntos. Además de cosas como tener una agenda, un moderador y limitaciones de tiempo, es útil invitar a otros a compartir preguntas, información y horarios antes de planificar.
Aquí hay cinco cosas a considerar antes de programar, planificar y ejecutar su próxima reunión remota para garantizar que los miembros del equipo se mantengan productivos e informados.
Determine si es necesaria una reunión
Antes de comenzar la planificación, realice una auditoría de la reunión: Considere lo que es realmente importante en este nuevo orden mundial y cancele todos reuniones innecesarias.
- ¿Se puede reemplazar la reunión por un correo electrónico?
- ¿Es posible reemplazar las reuniones de actualización de proyectos individuales con resúmenes semanales o quincenales sobre el estado de varios proyectos, con informes de estado de 10 o 15 minutos proporcionados por líderes de proyectos individuales?
- ¿Puede crear una hoja de estado del proyecto simple con un campo para preguntas y distribuirla en lugar de programar una reunión?
- ¿Puede invitar solo a las partes interesadas clave a las reuniones y asegurarse de que los asistentes comprendan sus roles en el proceso?
- Comuníquese con sus equipos sobre la decisión de mantener las reuniones más pequeñas para que comprendan por qué se están produciendo estos cambios.
- Comparta resúmenes posteriores a la reunión con quienes no fueron invitados.
Asignar un líder de la reunión
Ponga a un miembro del equipo a cargo de cada reunión y deje que los demás asistentes sepan quién es. El líder de la reunión debe:
- Conéctese con el liderazgo sobre los objetivos de la reunión y comuníquelos desde el principio
- Establecer, circular y gestionar el tiempo la agenday comunique a los demás el protocolo para agregar elementos
- Comparta notas eficientes de la reunión con los asistentes y personas influyentes: el líder de la reunión puede asignar a un colega para que tome notas, pero debe editarlas en un resumen escaneable y procesable.
- Asegúrese de que todos los asistentes conozcan sus roles, los próximos pasos y el tiempo
- Ser el enlace entre los miembros del equipo cuando se trata de preguntas y seguimiento.
En este momento, nuestros equipos se enfrentan a desafíos inesperados en su vida diaria, por lo que es importante que los asistentes tengan todo lo que necesitan para estar preparados. Estas pautas ayudará a que la reunión se desarrolle sin problemas:
- Asegúrese de que los asistentes conozcan el objetivo de la reunión de antemano.
- Distribuya la agenda y deje que los miembros del equipo conozcan sus roles y lo que se espera de ellos.
- Pon a prueba tu tecnología antes de la reunión (y tenga lista una opción del plan B).
- Deje espacio para que todos puedan contribuir, invite a personas más tranquilas a hablar y fomente la participación.
- Comunica eso la multitarea durante las reuniones es inapropiada.
- Asegúrese de que todos estén siguiendo lo que se está decidiendo; Las reuniones virtuales pueden ser más difíciles de seguir para quienes están acostumbrados a las interacciones cara a cara.
Toma cinco: da tiempo a los miembros del equipo para hablar
Todos estamos familiarizados con esas reuniones en las que algunas personas hablan y otras nunca dicen una palabra. Presente «los primeros cinco», es decir, utilice los primeros cinco minutos de cada reunión remota para escuchar a los miembros del equipo hablar sobre cómo se sienten y cómo les va.
- Agregue tiempo a la agenda para que los miembros del equipo compartan lo que piensan o simplemente se pongan al día.
- Informe a los asistentes que pueden unirse a la llamada cinco minutos tarde si prefieren saltarse la conversación.
- Cree pausas en la conversación para permitir que todos contribuyan.
- Deje que el moderador guíe la conversación después de cinco minutos y vuelva a incluirla en la agenda.
Mantenga las reuniones flexibles
Para adaptarse a la nueva forma en que nuestros equipos están trabajando, y el estrés y las responsabilidades adicionales con las que muchos de nosotros estamos lidiando, establezca cumplir con las pautas que apoyan la flexibilidad:
- Establezca un “horario de reunión” de la empresa (por ejemplo, de 9 a 11 a. M. Y de 1 a 3 p. M.) Para adaptarse a los padres que hacen malabarismos con sus hijos en casa.
- Permita que los asistentes realicen videollamadas con voz solo cuando sea necesario.
- Brinde a los asistentes la oportunidad de salir de las reuniones cuando quede claro que no los necesitan o que su parte de la reunión haya terminado.
- Invitar comentarios del equipo: ¿Qué necesitan todos para sentirse cómodos en el espacio de reunión remoto?
Lista de verificación de reunión eficaz
- Decide si es necesaria una reunión.
- Asigne un líder de la reunión.
- Mantenga informadas a todas las partes interesadas.
- Comparta la agenda y los roles individuales.
- Prueba de tecnología.
- Programe, controle, cumpla con el tiempo y la agenda.
- Sea flexible en esta nueva era.
Son tiempos interesantes y cambiantes: estamos todos juntos en esto. Proporcionar plantillas para ejecutar creatividades reuniones colaborativas y eficaces son solo prácticas inteligentes.