La buena comunicación es la base de toda buena relación. Si las partes no están en la misma página y no se entienden, estarán insatisfechas y los lazos casi nunca durarán.
Comunicar evitando la ambigüedad es fundamental cuando se trata de una agencia digital y se quiere explicar los requisitos de su proyecto.
Una comunicación deficiente o poco clara es muy frustrante tanto para el cliente como para la agencia web que trabaja en su producto. Los desarrolladores pueden tener que llamar al cliente varias veces para pedir más explicaciones o dedicar mucho tiempo a diseñar características y funcionalidades que no cumplen con las expectativas del cliente.
Por otro lado, el cliente puede terminar con un producto que no se ajusta a sus requisitos y no le servirá a su negocio como debería. Todo eso puede conducir rápidamente a la interrupción del negocio.
La realidad es que traducir lo que tenemos en mente no es fácil. Las cosas que damos por sentado pueden ser completamente ajenas a nuestra contraparte. Alternativamente, la forma en que los explicamos puede pintar una imagen completamente diferente en la mente de la otra persona. Además, si el cliente no tiene experiencia en software, puede utilizar terminologías engañosas o confusas.
Para hacer que todo sea aún más desafiante es el hecho de que no es fácil reconocer por nosotros mismos cuando los requisitos no están bien escritos o son ambiguos.
Sin embargo, hay algunos consejos que puede considerar para ayudarlo a evitar problemas de comunicación con su agencia web. Si sigue algunas sugerencias simples, se cumplirán sus requisitos y se mejorará la calidad general de su proyecto.
¿Qué es la comunicación ambigua?
En primer lugar, es fundamental definir qué se considera requisitos ambiguos.
Como regla general, podemos decir que un requisito es ambiguo cuando está abierto a interpretación.
Por ejemplo, digamos que necesita crear un sitio web de comercio electrónico y le dice a su desarrollador que se debe acceder fácilmente a productos individuales. El significado de «fácilmente» puede tener varias interpretaciones. Para algunos desarrolladores, eso puede significar que los productos se muestren en la página principal, para otros crear una página de destino, otros pueden pensar nuevamente en agregar un botón que enlace a la lista de productos, etc.
Por lo tanto, para evitar la ambigüedad y la decepción, debe especificar cuál es su idea de «fácilmente accesible». Si dice que los productos deben mostrarse en la portada, no hay espacio para la interpretación y su requisito ahora es muy claro.
Varios factores pueden contribuir a la ambigüedad, como, por ejemplo, asumir que la otra parte sabe de lo que está hablando mientras que en realidad el contexto no es claro.
Otra causa de ambigüedad es cuando un requisito es vago y no incluye detalles específicos. Nuevamente, la falta de comunicación puede resultar de no usar el contenido y la estructura gramatical adecuados al escribir las especificaciones.
9 consejos para evitar la ambigüedad
A continuación, se incluye una lista de las mejores prácticas para crear requisitos bien redactados que eviten la ambigüedad, la confusión y los malentendidos.
1. Escriba requisitos explícitos
Ser explícito significa más que mencionar la función que desea implementar en su sitio web. Debe ser específico, detallado y evitar suponer que el lector sabe lo que quiere decir.
Incluso si piensa que el lector debe saber de qué está hablando, evite las suposiciones. Escriba incluso lo que debe suponerse y no tenga miedo de ser repetitivo si es necesario.
Para que su punto sea explícito y muy claro, es una buena idea agregar ejemplos de lo que está buscando.
2. Debería y debería evitarse
Sería y Debería son dos palabras propensas a generar falta de claridad y no definen una tarea específica. Transmiten la idea de ser opcional, y no desea dar opciones, desea un requisito específico.
Por ejemplo, si dice “el campo en el formulario debe llenarse automáticamente”, el desarrollador puede decidir implementar esta funcionalidad o no dependiendo, por ejemplo, de cuán complicada sea la implementación.
Sin embargo, si dice que el formulario se completará o debe llenarse automáticamente, se comprenderá fácilmente que la función debe implementarse pase lo que pase.
3. Tenga cuidado con los adverbios
Los adverbios son excelentes para causar ambigüedad. Los adverbios como generalmente, razonablemente, generalmente, normalmente, etc., no son específicos y están abiertos a interpretación. Si dice que un botón para hacer clic en acción debe ser razonablemente visible, el desarrollador puede colocarlo donde crea que el botón está visible. Su juicio al respecto puede, por supuesto, diferir del suyo.
Si escribe el mismo requisito diciendo que el botón de clic para actuar debe estar centrado en la pantalla y encima de la carpeta, el desarrollador no dudará de qué hacer e implementar la función en poco tiempo. Como resultado, quedará satisfecho con el resultado.
4. Los modificadores absolutos añaden claridad
Los modificadores absolutos son palabras como only, always, unique y así sucesivamente. Describen una cualidad que está presente en su totalidad o no está presente y que evita la ambigüedad.
Aquí hay un ejemplo. Hay una diferencia entre decir «el escritor podrá agregar imágenes manualmente» y «el escritor solo podrá agregar imágenes manualmente». La segunda frase es más específica que la primera y excluye la posibilidad de tener una función automática para agregar imágenes.
5. Usa los pronombres con cuidado
Si no se usa correctamente, los pronombres pueden crear ambigüedad en sus requisitos. Siempre debes asegurarte de a qué sustantivo o antecedente se refiere el pronombre.
Por ejemplo, piense en esta frase: “Cuando el usuario haga clic en el menú principal, aparecerá una lista desplegable. Esto permitirá al usuario… ”No está claro si“ esto ”se refiere al menú principal o la lista desplegable. Para agregar claridad, puede reformular la misma oración de la siguiente manera: «Cuando el usuario haga clic en el menú principal, aparecerá una lista desplegable que le permitirá …
6. Escriba utilizando términos coherentes
Escribir una lista de requisitos es diferente a escribir una novela o un artículo para entretener a la audiencia. Por lo tanto, no es necesario ser creativo en su escritura.
Utilice constantemente términos, incluso si eso puede parecer una repetición, para no confundir al lector. Si en tus requisitos hay términos con significado similar pero no exactamente igual, puedes optar por agregar un glosario para explicar claramente a qué se refiere cada término.
7. Evite las abreviaturas por completo
Las abreviaturas son un atajo útil para hacer que su escritura sea más corta y más cómoda para usted. Sin embargo, es posible que en ocasiones el lector no comprenda adecuadamente las abreviaturas.
Para evitar cualquier malentendido, utilice siempre palabras completas en inglés y no incluya ninguna abreviatura en sus requisitos.
8. Oraciones breves y un diseño claro
Usar oraciones cortas es una buena práctica para la mayoría de los tipos de escritura. Las frases cortas que van directamente al grano hacen que los textos sean muy fáciles de leer y, lo más importante, más fáciles de entender. Si ve que una de sus oraciones tiene más de dos líneas, divídala en varias frases.
Además, utilice algunos elementos visuales para facilitar la lectura y memorización de su texto. Por ejemplo, el uso adecuado de listas y viñetas ayuda mucho a agregar claridad a su escritura.
9. Solicite una revisión
Antes de enviar sus requisitos, pídale a alguien que revise lo que ha escrito y solicite sus comentarios. Como mencionamos anteriormente, es increíblemente desafiante evaluar nuestra escritura. Por lo tanto, una segunda opinión puede ser completamente esclarecedora para exponer posibles fallas y ambigüedades.
Alternativamente, puede abstenerse de enviar sus requisitos tan pronto como los haya completado. Deje reposar su documento y vuelva a consultarlo después de unos días. Es posible que se sorprenda de la cantidad de ambigüedades que puede detectar cuando lo lee después de un tiempo.
En más de 10 años de experiencia con clientes internacionales, sabemos muy bien lo importante que es tener requisitos bien escritos para un proyecto. Le ahorra tiempo al desarrollador, pero lo más importante es que le brindará los mejores resultados que satisfagan sus expectativas.
Aquí en QPSoftware, creemos en las relaciones comerciales duraderas y, por esta razón, decidimos ayudarlo a redactar requisitos claros sin ambigüedades. Siga los pasos destacados en este artículo y su proyecto no saldrá mal.
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