Mantener satisfechos a los clientes y las partes interesadas no siempre es fácil. Además, entregar un proyecto espectacular y hacer que regresen por más es un desafío aún mayor.
Colaborar con los clientes es un acto de equilibrio entre la calidad del proyecto, el precio y el tiempo de finalización, pero no siempre hay que ceder.
A continuación se muestra una lista de cuatro formas clave en las que una empresa o agencia puede cambiar el enfoque de un enfoque de proyecto a uno de cliente primero:
- Automatizar las operaciones del proyecto
- Empoderar a los miembros del equipo
- Confíe en los informes en tiempo real
- Optimiza con un arma secreta
Tener relaciones positivas con los clientes es fundamental para el éxito de su agencia. No se trata solo de la reputación de la agencia, sino, lo que es más importante, de garantizar que habrá trabajo futuro.
Al tener sus operaciones administradas, sus equipos colaboran y, con informes precisos, puede concentrarse en desarrollar su relación con el cliente.
1. Operaciones cohesivas y automatizadas
Cambiar el enfoque de un enfoque de proyecto primero a un enfoque de cliente primero comienza con las operaciones de la agencia. Entonces, la receta esencial para el éxito comienza con la automatización de esas operaciones.
Tome este escenario: por ejemplo, las operaciones internas no están alineadas y los proyectos tienen un alcance deficiente. Además, la gente está trabajando horas extras y hay una falta de comunicación interna.
Todos hemos estado allí. Lo último que está en la mente del equipo es si el cliente está contento. Hay muchos otros incendios que apagar antes de que se pueda considerar. Más aún, existe la posibilidad de que los miembros del equipo sufran estrés.
Los gerentes de proyecto quieren que cada proyecto se ejecute de la manera más fluida posible. El 37% de los fracasos de proyectos provienen de la falta de objetivos claros (PMI, 2017). Si las personas están demasiado estresadas debido a la falta de claridad, mantenga que la relación positiva con el cliente se vuelve mucho más difícil de lograr.
Para operaciones cohesivas, la base que requieren los proyectos exitosos es una combinación de planificación de proyectos y gestión de recursos. Tener una plataforma para ayudarlo a administrar su trabajo puede hacer posible esa cohesión.
Conclusión clave
Si hay operaciones inconexas, esa es la primera señal de que su agencia aún podría estar enraizada en un enfoque de proyecto primero en lugar de cliente primero. Cambiar a un enfoque centrado en el cliente es trabajar con el cliente estimando con precisión el alcance del proyecto.
2. Los miembros del equipo saben con quién están trabajando
La segunda forma de pasar de un enfoque de proyecto primero a un enfoque de cliente primero parece más fácil de lo que es en la práctica. Se trata de colaboración, tanto internamente como con sus clientes. ¿Por qué es tan importante la colaboración en equipo? Es simplemente porque los miembros de su equipo son la columna vertebral del éxito de su proyecto.
Además, tener una plataforma que muestra los plazos de los proyectos y proporciona visibilidad de en qué están trabajando usted y su equipo. aumenta la transparencia. La probabilidad de cumplir con los plazos se basa en el hecho de que su equipo está completamente asignado, pero no demasiado.
¿Cuáles son sus equipos para estar motivados positivamente? Bríndeles una plataforma, como Forecast, que ofrezca a los equipos toda la funcionalidad que necesitan para colaborar de manera efectiva.
Las cinco funciones más utilizadas y solicitadas en el software de gestión de proyectos incluyen seguimiento del tiempo, integraciones de correo electrónico, diagramas de Gantt, elaboración de presupuestos y uso compartido de archivos (Capterra, 2015).
Además, el 66% de las organizaciones utilizan una plataforma de gestión de proyectos para facilitar la comunicación con sus clientes (Capterra, 2015). Esa colaboración externa es vital para el éxito del cliente.
Los clientes no solo pueden echar un vistazo a las operaciones del proyecto con Forecast, sino que los clientes también pueden mantenerse actualizados con acceso a informes en vivo que se pueden compartir.
Conclusión clave
No subestime el poder de la colaboración, tanto interna como externamente. Porque la implicación del cliente en todo el proceso del proyecto es fundamental para crear proyectos digitales sorprendentes.
3. Los informes precisos marcan la diferencia
Buscar en cinco lugares diferentes para encontrar una métrica no solo suena agotador. Pero además, la métrica probablemente sea inexacta. De manera similar, al tener operaciones inconexas, lo que hace que la atención se centre en el proyecto primero en lugar de tener un cliente primero, también lo hacen los informes inexactos.
La información empresarial transparente y profunda es el resultado de tener un sistema de gestión conectado donde los datos reales de toda la agencia verifican la información.
Trabajar desde una plataforma le brinda esa única fuente de información sobre las operaciones, el tiempo y la gestión de tareas del proyecto. Ver lo que no va según lo planeado y poder tomar medidas antes de que sea demasiado tarde, le permite ser proactivo en lugar de reactivo.
Impulsar iniciativas de proyectos con empresas de gestión de proyectos ahorra 28 veces más dinero ya que los resultados de sus proyectos se completan con éxito (PMI, 2017). En última instancia, la combinación de proyectos, recursos e inteligencia empresarial en una sola solución le proporcionará informes más precisos.
Aquí puede obtener más información sobre las herramientas de informes que puede utilizar para su proyecto.
Conclusión clave
Ver lo que está sucediendo en su agencia mirando en un solo lugar le permite ser proactivo con los clientes en lugar de reaccionar solo con los proyectos.
4. Tu arma secreta
Trabaje de manera más eficiente con la inteligencia artificial (IA). ¿Por qué? Bueno, simplemente porque la IA le permite detectar claramente los proyectos que corren el riesgo de retrasarse o desviarse. El trabajo manual y tedioso del proyecto puede ser realizado por un Plataforma de gestión de proyectos automatizada con IA.
Los miembros del equipo pueden registrar rápidamente su tiempo para una tarea o entradas de tiempo sugeridas, lo que les facilita hacer su trabajo. Además, su agencia obtiene informes más precisos sobre dónde se dedica el tiempo y en qué proyecto.
La optimización de los programas de recursos con asignaciones automatizadas mejorará su forma de trabajar y la forma en que gestiona los proyectos futuros. Esta automatización actúa como un arma secreta para su agencia, al liberar más tiempo para construir relaciones con el cliente, respaldar el negocio del cliente y, a su vez, llenar el pipeline de su agencia.
Conclusión clave
Adoptar un enfoque centrado en el cliente significa que tiene más tiempo para concentrarse en más que solo ejecutar sus proyectos, sino optimizarlos.
Tener una plataforma que tenga todo conectado, desde la colaboración en equipo, la planificación de proyectos, la planificación de presupuestos, la previsión, la programación de recursos, la gestión de la capacidad y la gestión de tareas, le proporcionará a su agencia los medios para centrarse en las relaciones con el cliente con cada operación que se haya realizado.