De forma lenta pero segura, los bloqueos en todo el mundo están comenzando a disminuir.
Ya sea para poder ir a la cafetería o al parque con algunos amigos, los indicios de normalidad están comenzando a aparecer en nuestras vidas. Pero todavía estamos lejos de volver a la normalidad. Y aquellos de nosotros que nos hemos acostumbrado a trabajar desde nuestras salas de estar y cocinas es probable que sigamos haciéndolo en el futuro previsible. De hecho, Gartner descubrió que hasta el 74% de las empresas esperan cambiar al trabajo remoto semipermanente en el futuro.
A medida que salimos del pico de la pandemia, comenzamos a hacernos diferentes preguntas sobre cómo será nuestra vida laboral en los próximos meses. ¿Cómo cambiará la pandemia la forma en que trabajamos a largo plazo? ¿Y cómo podemos prepararnos para esta situación? En este blog, miramos hacia el futuro.
Adopción de un enfoque flexible
Durante las próximas semanas, se espera que el bloqueo continúe disminuyendo y podamos regresar al trabajo nuevamente. Pero para la mayoría de los lugares de trabajo, la oficina no se verá igual durante bastante tiempo. Muchas empresas optarán por dejar que algunos trabajadores regresen antes que otros, lo que reducirá la cantidad de personas que pueden estar en la oficina al mismo tiempo.
Quizás las personas comiencen a regresar a la oficina en oleadas o en forma rotativa. Quizás algunas empresas decidan tener la gerencia y los trabajadores de nivel C-Suite en la oficina antes que los demás.
Para muchas empresas, trabajar de forma remota ha sido una experiencia de aprendizaje. Aquellos que pensaban que nunca podrían trabajar fuera de la oficina han descubierto que es mucho más fácil de lo que pensaban originalmente.
Habrá muchos gerentes preguntándose si tener al 100% de su personal en la oficina debería ser una prioridad después de todo. El trabajo flexible continuará mucho después de que hayan comenzado a cesar los efectos inmediatos de la pandemia.
Cómo trabajar de forma remota a largo plazo
A estas alturas, la mayoría de las organizaciones que trabajan de forma remota se han adaptado a su ritmo, al menos a corto plazo. Pero trabajar de forma remota durante un período de semanas es bastante diferente a hacerlo de forma semipermanente.
Para mantener el trabajo remoto a largo plazo, las empresas deben cambiar su cultura. Pueden obtener ayuda de las herramientas de trabajo remoto. Esto se debe a que los hábitos y procesos que las personas desarrollan sentados uno al lado del otro no se adaptan bien al mundo del trabajo remoto, y estos serán cada vez más evidentes cuanto más tiempo estemos separados. A continuación, se muestran algunos ejemplos.
1. Encuentre tiempo para concentrarse
Cuando trabajamos de forma remota, nos comunicamos exclusivamente a través de mensajes, correos electrónicos y llamadas. Mantenerse al día con esta información es un trabajo en sí mismo. Si vamos a lograr que el trabajo a largo plazo sea exitoso, es importante administrar estas comunicaciones de manera eficiente y eficaz. Si respondemos a cada mensaje a medida que llega, corremos el riesgo de no tener tiempo para concentrarnos y completar nuestras tareas individuales. Si ignoramos los mensajes para intentar concentrarnos, es posible que se pierdan comunicaciones vitales.
Solución
Es importante dividir el tiempo en compartimentos, desconectando los correos electrónicos y las comunicaciones durante los tiempos de enfoque, pero también reservando la cantidad de tiempo adecuada para responder a los mensajes y correos electrónicos. Programar media hora, tal vez dos veces al día, para ponerse al día con la correspondencia, antes de volver a cerrar todas las comunicaciones, es la mejor manera de lograr la concentración adecuada.
2. Compartir información como estándar
Cuando todos nos sentamos uno al lado del otro en la oficina, es fácil inclinarse sobre el escritorio y hacer una pregunta, como «¿dónde está este documento?» o ‘¿qué dijo el cliente la semana pasada?’.
Trabajando de forma remota, es mucho más difícil habilitar estas comunicaciones, especialmente si queremos evitar que se sumen al flujo interminable de correos electrónicos, mensajes y llamadas. Es importante tener una mentalidad diferente para compartir información. Un enfoque proactivo asume que la información debe compartirse de forma predeterminada.
Solución
La mejor manera de garantizar que la información se comparta ‘de forma predeterminada’ es almacenar archivos y documentos en un área compartida a la que todos puedan acceder. Además de esto, se trata de que las personas sepan cuándo se agrega información y dónde pueden encontrarla. Después de todo, es mejor que alguien sepa que la información está ahí y que no la necesita, entonces nunca la sabrá en primer lugar.
Un área que hemos encontrado particularmente útil es el uso de grabaciones de video. Ahora que trabajamos de forma remota, las videollamadas y las reuniones se han convertido en algo esencial para el funcionamiento diario de nuestro negocio. Grabar cada reunión y almacenarlas en una carpeta específica para que cualquiera que haya perdido la llamada o quiera ponerse al día pueda hacerlo fácilmente en su propio tiempo.
Además, usando una herramienta de grabación de video como Telar ha sido beneficioso para describir los procesos a un nuevo iniciador o un miembro del equipo que se perdió una sesión informativa para el cliente. Puede grabar su pantalla y hablar con su cámara para explicar un documento o cómo funciona una pieza de tecnología. Entonces cualquiera que necesite esta información puede ver el video.
3. Catch Ups regulares
Cuando se trabaja de forma remota, es importante hacer tiempo para ponerse al día y discutir las prioridades. Pero al hacerlo a largo plazo, esto debería tomar una forma diferente. No es suficiente programar llamadas ad-hoc, ya que es necesario realizar trabajos individuales. Es importante adoptar un enfoque proactivo para compartir prioridades, teniendo reuniones periódicas, quizás incluso diarias, para discutir qué trabajo está cubriendo y acordar los plazos y expectativas.
Solución
Establezca un tiempo para asegurarse de que todos trabajen siempre en la misma página. Una teleconferencia «stand-up» diaria en la que comparte sus prioridades y su horario de trabajo con sus colegas puede ser muy beneficiosa para garantizar que todos estén en sintonía. También puede resaltar problemas con proyectos relacionados con plazos, recursos o cuellos de botella.
Hacer sostenible el trabajo remoto
En Fifty Five and Five somos expertos en habilitar el trabajo remoto, habiendo tenido varios empleados permanentemente remotos a lo largo de los años. Hemos estado practicando estos consejos como parte de nuestros hábitos de trabajo diarios desde mucho antes de la pandemia. Eso no significa necesariamente que el trabajo remoto haya sido muy sencillo, pero ciertamente ha sido mucho más fácil de lo que podría haber sido.
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